Коммерческое предложение, счёт и договор: в чём разница

Три документа отвечают на разные вопросы

Клиент просит сначала коммерческое предложение, затем договор, а бухгалтерия — ещё и счёт. Кажется, что одну сумму приходится переписывать трижды. Но у документов разные задачи: объяснить предложение, согласовать правила работы и передать данные для платежа.

Полезно понимать роль каждого документа и проверять, что условия между ними не расходятся. Ниже — рабочий пример для услуги. Для конкретной сделки набор документов может отличаться.

КП помогает обсудить объём и цену

Коммерческое предложение отвечает на вопросы: что вы предлагаете, какой результат получит клиент, сколько это стоит и на каких условиях можно начать. Здесь удобно показать варианты комплектации, скидку, срок действия цены и дополнительные расходы.

Например, исполнитель предлагает разработку сайта за 2 250 BYN со сроком 20 рабочих дней после получения материалов и предоплаты. Заказчик видит предложение целиком и может согласовать его внутри компании. Подготовить такой документ можно в конструкторе КП Papira.

Договор закрепляет правила взаимодействия

В договоре стороны согласовывают предмет, обязанности, сроки, расчёты и порядок приёмки. Для сайта полезно уточнить количество страниц, состав материалов, порядок согласования макетов и действия при изменении задания.

Если в КП указано «дизайн пяти страниц», а в договор попало только «услуги по дизайну», часть договорённостей теряется. Перенесите согласованный объём в договор или соответствующее приложение. Проверьте, какая версия предложения используется и как связаны документы.

Для услуг в Papira есть конструктор договора оказания услуг; для продажи товара — конструктор договора купли-продажи товара. Выбирайте документ по содержанию сделки.

Счёт передаёт информацию для оплаты

Счёт нужен, чтобы плательщик понял, кому, за что и сколько перечислить. В нём важны получатель, банковские реквизиты, позиции, сумма, НДС и понятная связь с основанием платежа.

В нашем примере предоплата 50% от 2 250 BYN составляет 1 125 BYN. Если выставляется счёт на аванс, из него должно быть понятно, что это часть стоимости, а не новый итог проекта. Проверьте номер договора и формулировку назначения платежа.

Сам по себе выставленный счёт не подтверждает, что деньги уже поступили. Для подготовки документа используйте счёт на оплату онлайн, а состояние расчётов проверяйте отдельно по фактическим платежам.

Почему название документа не решает всё

Неверно считать, что КП никогда не создаёт обязательств, а договор существует только в виде отдельного файла с таким заголовком. Значение имеют содержание документа, согласование условий и действия сторон.

Правила об оферте и акцепте предусмотрены статьями 405–408 Гражданского кодекса Беларуси. В определённых обстоятельствах принятие предложения, в том числе действиями по его исполнению, может иметь юридические последствия. Поэтому порядок заключения конкретного договора нужно оценивать по всей переписке и документам.

Пример последовательности работы

1. Обсудили задачу и отправили КП с понятным объёмом и ценой.

2. Согласовали окончательные условия и оформили договор с нужными приложениями.

3. Выставили счёт на согласованную предоплату.

4. Проверили поступление денег и наличие материалов для начала работы.

5. Передали результат и оформили приёмку в порядке, установленном договором.

Это пример процесса, а не обязательная схема для любой операции. Если клиент меняет объём после согласования, зафиксируйте, как меняются стоимость и сроки. Про изменение уже заключённого договора есть отдельная статья «Допсоглашение к договору: как изменить цену и сроки».

Что сверить во всех документах

• Названия сторон и данные их представителей.

• Предмет, позиции, количество и согласованный объём.

• Сумму, скидки, НДС и размер каждого платежа.

• Сроки и условия начала работы или передачи товара.

• Номера, даты и ссылки на связанные документы.

После выполнения услуги может понадобиться акт оказанных услуг. Его отличие от счёта разобрано в статье «Счёт на оплату и акт: в чём разница». Так каждый документ остаётся частью понятной истории сделки.