Счёт на оплату и акт: в чём разница

Один документ для расчёта, другой для приёмки

Счёт на оплату сообщает заказчику сумму и реквизиты, а акт фиксирует выполненную работу или оказанную услугу. Они могут относиться к одному заказу, но выполняют разные задачи. В Papira есть отдельные конструкторы счёта и акта.

Пример: исполнитель направил счёт на изготовление изделия и получил предоплату. Работа ещё не закончена, поэтому счёт не стоит описывать как подтверждение приёмки готового результата.

Что указывать в счёте на оплату

• Получателя денег и его реквизиты.

• Данные заказчика.

• Номер, дату и срок оплаты.

• Товары, работы или услуги, количество и цену.

• Скидку, применимые налоговые показатели и итог.

• Основание платежа, позволяющее связать счёт с заказом.

В Papira сумма пересчитывается по позициям. Перед отправкой всё равно проверьте единицу измерения: цена за час и цена за весь этап могут выглядеть похоже, но давать разный итог.

Что фиксировать в акте

Укажите основание, стороны и фактически выполненные позиции. Для работ полезно сопоставить объём с заданием, а также отразить замечания. Не переносите плановый перечень из счёта в акт без проверки.

Например, в счёте три позиции, а выполнены только две. В акте должен быть понятен принятый объём и его связь с условиями заказа. Оставшаяся позиция не становится выполненной из-за того, что была оплачена заранее.

Как выглядит последовательность документов

1. Согласуйте условия работы в подходящем договоре или иной применимой форме.

2. Подготовьте счёт, если он нужен для расчётов.

3. Сохраните подтверждение платежа.

4. После выполнения оформите приёмку.

5. Сверьте итоговую задолженность с авансами и другими платежами.

Порядок зависит от договорённостей: оплата может быть до выполнения, после него или по этапам. Не отправляйте акт о готовом результате только потому, что клиент попросил «закрывающий документ» заранее.

Четыре суммы, которые нельзя смешивать

Разделите общую стоимость заказа, стоимость принятой части, уже перечисленную сумму и остаток. При заказе на 900 рублей и авансе 300 рублей итоговый платёж после полного выполнения может составлять 600 рублей, если нет иных расчётов.

В счёте на остаток обозначьте, что это окончательный расчёт с учётом предоплаты. В акте не уменьшайте объём выполненной работы лишь из-за ранее перечисленного аванса.

Что проверить у самозанятого или ИП

Состав документов и налоговые действия зависят от статуса исполнителя и операции. Счёт и акт сами по себе не определяют право на налоговый режим. Не считайте любой PDF заменой обязательного налогового чека или другого документа, если он требуется в вашей ситуации.

Для реквизитов используйте проверку УНП и проверку IBAN. Эти инструменты проверяют формальные признаки номера, а не надёжность контрагента и не принадлежность счёта.

Частые вопросы

Счёт подтверждает, что заказчик заплатил?

Нет, сам выставленный счёт не доказывает исполнение платежа. Сохраните подтверждение фактического расчёта отдельно.

Акт нужен для каждой операции без исключения?

Универсального ответа нет: проверьте вид операции, условия договора и применимые требования к оформлению. Не переносите порядок из другой отрасли автоматически.

Можно ли оформить оба документа бесплатно?

Да. Заполните счёт на оплату в Papira и при необходимости акт выполненных работ, проверьте PDF и передайте согласованные документы заказчику.